1.1. Информация и Документ
В информационном обществе лидирующие сферы экономики - это те сферы, в которых осуществляется создание и обработка различной информации, особенно ее высшей стадии – знаний с применением информационно-коммуникационных технологий (ИКТ).
Информация - это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые воспринимают информационные системы (живые организмы, управляющие машины и др.) в процессе жизнедеятельности и работы. Если исходить из научного определения информации, то ее можно подразделить на два вида: объективная (первичная) информация и субъективная (семантическая) информация.
Информация должна быть доступной, целостной, объективной, достоверной, понятной, полезной и актуальной, а также иметь удобный формат для восприятия и обработки. Для того чтобы оперативно обрабатывать растущие информационные потоки и соответственно, адекватно, гибко и грамотно принимать управленческие решения, возникла потребность в комплексных средствах автоматизации.
Одним из средств активного обмена информацией является документ. Причина возникновения документа вызвана необходимостью зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Официальный документ — это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это и есть реквизиты документов.
Ежедневно мы имеем дело с различными видами документов: справочными, нормативными, распорядительными, юридическим и др., однако большинство из этих документов являются неструктурированными. Если принять во внимание экспоненциальный рост количества документов, то проблема обработки неструктурированных документов становится чрезвычайно актуальной.
В последнее время все большее количество организаций и граждан переходит на электронную форму представления документов, поэтому возникает необходимость определиться с понятием «электронного документа».
Электронный документ (ЭД) - это документ, информация которого представлена в электронной форме. Основные свойства электронного документа: аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования.
Для эффективной работы с документами в организациях внедряются системы документооборота, они были созданы для работы, как с бумажными, так и электронными документами. Об особенностях и проблемах этих систем расскажем ниже.2.
2.Проблемы современных систем документооборота
Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (т.е. на протяжении всего жизненного цикла документа), а также полный комплекс работ с документами.
По мере внедрения средств информатизации в деятельность предприятий и организаций возникли понятия «безбумажного делопроизводства» и электронного документооборота (ЭДО) - единого механизма по работе с документами, представленными в электронном виде.
Однако на практике мы до сих пор имеем дело, как с бумажным документооборотом, так и с ЭДО. Внедрение систем ЭДО и электронного документа сделало работу с документами намного проще и комфортнее на протяжении всего их жизненного цикла, создание и обработка документов теперь производится быстрее и легче, чем это было в эпоху бумажного документооборота.
Но зададимся вопросом: изменилось ли что-то принципиально в самом подходе к работе с документами? Электронный документ проходит тот же путь, что и бумажный: создание, регистрацию, утверждение, передачу на исполнение, а затем архивацию. То есть разница только в удобстве и быстроте обработки документов, никакой принципиальной новизны традиционные системы электронного документооборота (СЭД) не несут и просто копируют аналогичные методы работы с «бумажной» информацией.
Отметим факт, что большинство известных систем ЭДО ориентированы на организацию удобной обработки информации именно человеком, а документы, созданные человеком, не являются структурированными. На основании проведенного анализа состояния современных технологий обработки документов, можно прийти к выводам, что традиционные механизмы работы с неструктурированными документами уже не удовлетворяют потребностям пользователя.
Для изменения самого принципа работы с документами необходимо иметь консолидированные знания о структуре и содержании документа. Чтобы структурировать электронные документы, надо связать метаданные с документом. Это позволит интерпретировать и обрабатывать хранящуюся в этом документе информацию без участия человека. Проектирование систем ЭДО такого класса возможно на базе семантических технологий, с помощью которых разрабатывается формальное описание основного смысла документа в удобном формате для программной обработки.
Задача по переводу всей накопленной человечеством информации в структурированный вид, удобный для машинной обработки, вряд ли разрешима в обозримом будущем, однако возможно начать ее решение с охвата узких профессиональных сфер, например, с юриспруденции.
Отправить статью в социальные сети, на печать, e-mail и в другие сервисы:
