В информационном обществе лидирующие сферы экономики - это те сферы, в которых осуществляется создание и обработка различной информации, особенно ее высшей стадии – знаний с применением информационно-коммуникационных технологий (ИКТ).
Информация - это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые воспринимают информационные системы (живые организмы, управляющие машины и др.) в процессе жизнедеятельности и работы. Если исходить из научного определения информации, то ее можно подразделить на два вида: объективная (первичная) информация и субъективная (семантическая) информация.
Информация должна быть доступной, целостной, объективной, достоверной, понятной, полезной и актуальной, а также иметь удобный формат для восприятия и обработки. Для того чтобы оперативно обрабатывать растущие информационные потоки и соответственно, адекватно, гибко и грамотно принимать управленческие решения, возникла потребность в комплексных средствах автоматизации.
Одним из средств активного обмена информацией является документ. Причина возникновения документа вызвана необходимостью зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.